獸藥企業怎樣開會更有效

來源：獸藥營銷網  發布日期：2011-02-13  發布者：曉天  共閱1494次

   很多企業會議開的沒有效率，浪費了大量的時間、人力和物力，甚至可以說有些企業管理者不會開會。會議怎么開、如何更有效率，是值得很多企業管理者認真探討的一個重要議題。有個數據表明，中國人單位時間內創造的平均價值不及美國的1／5，可見中國企業效率之低，這與開會有很大的關系。很多企業會議種類繁多，戰略會、總裁辦公會、經營例會、生產例會、業務會、務虛會、溝通會、吹風會……不一而足，而會議效率是整個社會效率的集中體現。會議效率低下，就不能指望整個社會效率提升。所以說，如何開好一個會，非常值得探討。

　　從卓越管理模式的觀點看來，要開好一個會，必須從會前準備、會中控制、會后跟蹤三個環節把握好，才能保證會議的高效率和出效果。

　　一、會前準備

　　會前準備包括確定議題、與會人員、會議程序、文件準備、發言時間、現場紀律、指定會議記錄人、下發會議通知等諸多內容?，F在很多企業開會事先準備不足的情況普遍存在，主要表現在，會議大都是臨時性的，給與會人員準備的時間太少，結果開會時，與會人員缺乏充分的準備，因而對這個問題的想法肯定不是深思熟慮的，因而對會議的貢獻、集合效應就體現不出來。

　　二、會中控制

　　會中控制不好，更是國內會議存在的普遍問題。這主要表現在：

　　1、主持人參與表達意見。這是不符合會議要求的，特別是帶有表決性的會議，更是如此。主持人的主要職能是維持會場秩序，在保證會議秩序良好、且不偏離主題的情況下，使會議順利進行。

　　2、會議偏離主題。這是最常見的現象。很多發言人隨興而發，有時一發而不可收拾，等回歸主題時，已經浪費了很多時間。

　　3、領導先發言。在中國唯上、重人情、好面子的文化氛圍中，領導先發言，就等于對事情定了調，其他人就不敢表達自己的真實意思了。這是一種隱形的浪費。

　　4、持不同意見的雙方互相爭論。按照會議要求，與會人員對正在發言者的意見有不同看法時，不能直接向發言人提出，而應該先向主持人提出，在征得主持人同意后，才能發言；而且發言針對發言人，而要針對所要討論的議題。如果直接向發方者提出，就可能引起爭論，搞不好會面紅耳赤，甚至互相攻擊、不歡而散，既沖淡了會議主題，轉移了注意力，又浪費了時間。

　　5、隨意增加議題。要想保證會議的效率，一定要按照事先準備的、既定的議題來討論。所謂“凡事預則立，不預則廢，如果臨時增加沒有準備的議題，現場發揮，在資料準備不充分的情況下很難就新增議題做出正確的決策。

　　6、事情議而不決。對于一個組織來說，召開會議就是為了解決問題，在充分準備的前提下，對某一個議題做出決策。如果議而不決，就失去召開會議的價值了，就會造成浪費。

　　7、發言超時。會議發言超時，可以說是中國開會的一個痼疾。由于事先沒有發言時間規定，或者規定了發言時間沒有得到認真遵守，結果很多人發言超時，最終就導致會議延長，使會議效率大打折扣。

　　8、領導人一言堂。對于那些權力欲比較強的領導人來說，會議是他們展示自己權力的一個重要表現形式，所以，逢會必發言，而且成為會場聲音的壟斷者，剝奪了其他與會人員的發言機會和發言權力，失去了博采眾長、發揮集體智慧的意義了。

　　9、有些人奉行事不關己、高高掛起的原則。這些人害怕得罪領導，所以，只帶著耳朵來開會，很少發言，或從不發言。對會議沒有貢獻，這也是一種資源浪費。

　　三、會后跟蹤

　　這也是會議存在問題比較多的一個領域。這些問題表現在：

　　1、不做或不會做會議紀要。會議紀要是保證會議成果、事后檢查監督的重要形式，也是記錄企業歷史的重要文字資料，如果沒有會議紀要，那會議的效果就很難得到保證，企業的歷史也難以述說。還有，很多企業雖然知道要做會議紀要，但不知道怎么做。一般來講，會議紀要包括會議時間、地點、與會人員、會議議題、會議內容、議決事項等方面；在會議進行時，指定的會議記錄人應該坐在主持人身邊，以便對發言是否需要記錄以及記錄是否準確等問題，隨時向主持人核對。如果主持人也拿不準，就應該向發言人核實，直到記錄內容準確無誤為止。

　　2、對會議決定事項沒有跟蹤安排。每個會議都應該有議決事項，這些需要做的事情應該在會議上就確定由誰負責來做、什么時間做、做到什么標準（程度）、誰負責監督檢查等，并對下一次會議做出直接或間接規定，都要有明確規定，即要有一個跟蹤計劃，這樣才能保證會議的成果得到落實。否則，開再多的會、會議決定多少決議，也是一場空。

　　3、會后沒有服務。會議應該將會議紀要、照片（如果有的話）等一些資料在相應的時間內發給與會人員。這樣才算一個完整的會議?！　?

　　總之，會議是一個易于提高效率、形成決策的場合，也是最容易浪費資源而不易察覺的場合。開好會議是每一個管理者都應該面對的重要課題

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